Tips efektif untuk memimpin rapat

 ditranslate dari file berbahasa inggris dibawah ini:

download

Rapat yang berjalan secara efektif akan memungkinkan manajer(Bos,pemimpin,ketua rapat, dsb) dalam penyelesaian capaian dalam waktu rapat yang lebih singkat, yakni dengan ikut memanfaatkan dan menambah  keterlibatan seluruh anggota kelompok dan menerima semua masukannya.Maka, rapat bisa dipersingkat waktunya, jika ada fokus (hasil/tujuan rapat), anggota yang tepat, atau alat fasilitasi yang efektif. Di sisi lain, itu semua bisa menjadi cara yang sangat efisien untuk menyelesaikan dengan cepat sesuatu tugas/pekerjaan, untuk mendukung pembentukan sebuah lingkungan tim, dan untuk memungkinkan mengkolaborasi/bekerja sama beberapa orang-orang kunci untuk menghasilkan lebih baik hasilnya, daripada yang mungkin hanya bekerja secara mandiri.

Dimana ada beberapa langkah penting untuk fasilitasi capaian rapat yang sukses:

1.      Rapat dengan sebuah tujuan

Supaya rapat memiliki tujuan,walaupun mungkin kita hanya menjadi anggota, bila ingin berkontribusi dan rapat ingin berjalan sukses, alangkah baiknya jika dalam rapat kita memperisapkan hal-hal berikut:

• Jika Anda memerlukan informasi dari grup (misalnya Anda diberi/dipilih tugas/tanggung jawab dalam rapat sebelumnya, tapi anda memiliki masalah dalam tugas), tetapkan agenda yang jelas dengan pertanyaan kunci sebelumnya di rapat yang akan diadakan selanjutnya.

• Jika Anda ingin berbagi informasi, buat draf garis besar poin-poin penting Anda.

• Jika Anda hanya ingin membuat kelompok/tim kita dalam rapat solid, aturlah agar lingkungan interaktif itu sangat dianjurkan.

2. Komunikasikan tujuan rapat atau khususnya tugas/agenda anda dalam rapat

Yakni dengan:

• Sekarang, beritahu orang lain tugas/keinginan/tujuan rapat anda ! Pastikan lebih awal semua peserta mengetahui berapa lama deadline pertemuan akan berlangsung,di mana itu akan diadakan, dan informasi apa yang harus dibahas.

• Pastikan untuk memberi tahu semua peserta kelompok  apa tujuan dari tiap pertemuan tersebut sehingga diharapkan agar bisa dipersiapkan.

• Misal hanya karena Anda yang telah berinisiatif/menelepon untuk rapat tidak berarti Anda satu-satunya yang harus melakukan pembicaraan.

• Memungkinkan orang untuk berpartisipasi-berbagi informasi yang relevan sebelumnya, akan memastikan mereka datang, siap untuk berkontribusi, dan mengambil sorotan dari Anda pada saat bersamaan.

3. Siapkan Bahan pendukung, yakni:

• Siapkan bahan pendukung yang sesuai.

• Jika ini adalah sesi pengumpulan informasi misalnya, bawalah formulir atau alat untuk penyelesaiannya.

• Siapkan apapun yang akan mendukung untuk komunikasi poin-poin penting rapat Anda, kumpulkan informasi yang dibutuhkan, atau Lakukan penataan diskusi harus disertakan untuk menciptakan pengertian yang lebih kuat bahwa waktu setiap orang diberi kesempatan dengan baik.

4. Pastikan semua orang hadir untuk suatu tujuan

Harap pastikan bahwa setiap individu yang diundang ke pertemuan tersebut ada karena suatu alasan. Lebih penting lagi pastikan bahwa setiap peserta memahami dengan jelas peran spesifiknya. Saat merencanakan pertemuan Anda harus mempertimbangkan peran anggota tim, yakni dengan melihat/memikirkan:

• Bagaimana mereka bisa berkontribusi?

• Apakah mereka memiliki informasi penting, keterampilan, pengalaman yang dapat Anda manfaatkan dalam pertemuan tersebut?

Lalu, bantu mereka merasa berguna dengan membiarkan mereka mengetahui peran penting yang Anda inginkan untuk dimainkan. Karena, itu juga membantu dalam menjalankan rapat yang efektif, untuk menetapkan peran manajemen pertemuan sebelum Anda memulai rapat.

Inilah setidaknya yang Anda harus perlukan beberapa peran fasilitasi pertemuan yang spesifik, yakni mencakup:

 juru tulis: untuk merekam informasi penting, dan rapat tiap menit

 Peranti Whiteboard/semacam papan tulis/monitor, dsb: untuk menangkap/menulis poin-poin penting, pertanyaan secara visual di papan tulis.

 Pencatat waktu/semacam moderator: untuk terus mengikuti agenda, mengatur waktu tanya jawab, dsb

 "Pelaku setan"/ semacam orang yang bertugas menyemangati jalannya rapat: seandainya kelompok itu cenderung selalu setuju dengan semua saran,diam saja. Mungkin saja ini membantu (dan menyenangkan) untuk menetapkan seseorang untuk bermain sebagai “pelaku setan” semata-mata dengan tujuan menciptakan kreativitas, debat dan diskusi.

5. Hasil / kesepakatan ditangkap dan ditinjau

Sebelum Anda/Kita mengakhiri rapat, tinjau kembali item tindakan yang disepakati, bersama dengan siapa pihak yang bertanggung jawab untuk setiap item, sebagaiamana yang dibahas dalam rapat tersebut.Dan Jika Anda telah menugaskan juru tulis pertemuan atau perekam flipchart sebelumnya, maka langkah ini seharusnya relatif sederhana.

6. Langkah selanjutnya didefinisikan/diputuskan, Yakni dengan:

• Diskusikan kerangka waktu untuk menyelesaikan item tindakan, dan juga pastikan untuk meninjau langkah selanjutnya.

• Tetapkan harapan sekarang untuk pertemuan tindak lanjut, jika perlu. Misalnya menetapkan tugas mencari dana penting untuk mendukung tujuan rapat.

• Biarkan semua orang tahu apa yang Anda antisipasi dan perlu dicakup dalam pertemuan berikutnya.

7. Tunjukkan apresiasi anda, yakni dengan:

• Setiap waktu seseorang berharga. Jadi, pastikan untuk berterima kasih atas partisipasi mereka dan kontribusi.

• Memotivasi peserta kunci dengan memberi tahu mereka setelah pertemuan betapa membantu kontribusi mereka saat sedang rapat.

• Ini akan membantu memastikan bahwa pada saat Anda perlu mengadakan rapat, Anda akan menemukan siapkah peserta yang bersedia menjalankan tugas.

8. Renungkan proses Anda, Yakni dengan:

• Identifikasi apa yang berjalan dengan baik, dan apa yang tidak.

• Belajarlah dari pengalaman Anda dan temukan cara untuk memperbaiki diri saat Anda melangkah maju.