ditranslate dari file berbahasa inggris dibawah ini:
download
Rapat
yang berjalan secara efektif akan memungkinkan manajer(Bos,pemimpin,ketua
rapat, dsb) dalam penyelesaian capaian dalam waktu rapat yang lebih singkat,
yakni dengan ikut memanfaatkan dan menambah keterlibatan seluruh anggota kelompok dan
menerima semua masukannya.Maka, rapat bisa dipersingkat waktunya, jika ada
fokus (hasil/tujuan rapat), anggota yang tepat, atau alat fasilitasi yang
efektif. Di sisi lain, itu semua bisa menjadi cara yang sangat efisien untuk
menyelesaikan dengan cepat sesuatu tugas/pekerjaan, untuk mendukung pembentukan
sebuah lingkungan tim, dan untuk memungkinkan mengkolaborasi/bekerja sama
beberapa orang-orang kunci untuk menghasilkan lebih baik hasilnya, daripada
yang mungkin hanya bekerja secara mandiri.
Dimana ada beberapa
langkah penting untuk fasilitasi capaian rapat yang sukses:
1. Rapat dengan sebuah tujuan
Supaya
rapat memiliki tujuan,walaupun mungkin kita hanya menjadi anggota, bila ingin
berkontribusi dan rapat ingin berjalan sukses, alangkah baiknya jika dalam
rapat kita memperisapkan hal-hal berikut:
• Jika Anda memerlukan
informasi dari grup (misalnya Anda diberi/dipilih tugas/tanggung jawab dalam
rapat sebelumnya, tapi anda memiliki masalah dalam tugas), tetapkan agenda yang
jelas dengan pertanyaan kunci sebelumnya di rapat yang akan diadakan
selanjutnya.
• Jika Anda ingin
berbagi informasi, buat draf garis besar poin-poin penting Anda.
• Jika Anda hanya ingin
membuat kelompok/tim kita dalam rapat solid, aturlah agar lingkungan interaktif
itu sangat dianjurkan.
2.
Komunikasikan tujuan rapat atau
khususnya tugas/agenda anda dalam rapat
Yakni dengan:
• Sekarang, beritahu
orang lain tugas/keinginan/tujuan rapat anda ! Pastikan lebih awal semua
peserta mengetahui berapa lama deadline pertemuan akan berlangsung,di mana itu
akan diadakan, dan informasi apa yang harus dibahas.
• Pastikan untuk
memberi tahu semua peserta kelompok apa
tujuan dari tiap pertemuan tersebut sehingga diharapkan agar bisa dipersiapkan.
• Misal hanya karena
Anda yang telah berinisiatif/menelepon untuk rapat tidak berarti Anda
satu-satunya yang harus melakukan pembicaraan.
• Memungkinkan orang
untuk berpartisipasi-berbagi informasi yang relevan sebelumnya, akan memastikan
mereka datang, siap untuk berkontribusi, dan mengambil sorotan dari Anda pada
saat bersamaan.
3.
Siapkan Bahan pendukung, yakni:
• Siapkan bahan
pendukung yang sesuai.
• Jika ini adalah sesi
pengumpulan informasi misalnya, bawalah formulir atau alat untuk
penyelesaiannya.
• Siapkan apapun yang
akan mendukung untuk komunikasi poin-poin penting rapat Anda, kumpulkan
informasi yang dibutuhkan, atau Lakukan penataan diskusi harus disertakan untuk
menciptakan pengertian yang lebih kuat bahwa waktu setiap orang diberi
kesempatan dengan baik.
4.
Pastikan semua orang hadir untuk suatu
tujuan
Harap pastikan bahwa
setiap individu yang diundang ke pertemuan tersebut ada karena suatu alasan.
Lebih penting lagi pastikan bahwa setiap peserta memahami dengan jelas peran
spesifiknya. Saat merencanakan pertemuan Anda harus mempertimbangkan peran
anggota tim, yakni dengan melihat/memikirkan:
• Bagaimana mereka bisa
berkontribusi?
• Apakah mereka
memiliki informasi penting, keterampilan, pengalaman yang dapat Anda manfaatkan
dalam pertemuan tersebut?
Lalu, bantu mereka
merasa berguna dengan membiarkan mereka mengetahui peran penting yang Anda
inginkan untuk dimainkan. Karena, itu juga membantu dalam menjalankan rapat
yang efektif, untuk menetapkan peran manajemen pertemuan sebelum Anda memulai
rapat.
Inilah setidaknya yang
Anda harus perlukan beberapa peran fasilitasi pertemuan yang spesifik, yakni
mencakup:
juru tulis: untuk
merekam informasi penting, dan rapat tiap menit
Peranti Whiteboard/semacam
papan tulis/monitor, dsb: untuk menangkap/menulis poin-poin penting, pertanyaan
secara visual di papan tulis.
Pencatat waktu/semacam
moderator: untuk terus mengikuti agenda, mengatur waktu tanya jawab, dsb
"Pelaku
setan"/ semacam orang yang bertugas menyemangati jalannya rapat:
seandainya kelompok itu cenderung selalu setuju dengan semua saran,diam saja.
Mungkin saja ini membantu (dan menyenangkan) untuk menetapkan seseorang untuk
bermain sebagai “pelaku setan” semata-mata dengan tujuan menciptakan
kreativitas, debat dan diskusi.
5.
Hasil / kesepakatan ditangkap dan ditinjau
Sebelum Anda/Kita
mengakhiri rapat, tinjau kembali item tindakan yang disepakati, bersama dengan siapa
pihak yang bertanggung jawab untuk setiap item, sebagaiamana yang dibahas dalam
rapat tersebut.Dan Jika Anda telah menugaskan juru tulis pertemuan atau perekam
flipchart sebelumnya, maka langkah ini seharusnya relatif sederhana.
6.
Langkah selanjutnya didefinisikan/diputuskan, Yakni
dengan:
• Diskusikan kerangka
waktu untuk menyelesaikan item tindakan, dan juga pastikan untuk meninjau
langkah selanjutnya.
• Tetapkan harapan
sekarang untuk pertemuan tindak lanjut, jika perlu. Misalnya menetapkan tugas
mencari dana penting untuk mendukung tujuan rapat.
• Biarkan semua orang
tahu apa yang Anda antisipasi dan perlu dicakup dalam pertemuan berikutnya.
7.
Tunjukkan apresiasi anda, yakni dengan:
• Setiap waktu
seseorang berharga. Jadi, pastikan untuk berterima kasih atas partisipasi
mereka dan kontribusi.
• Memotivasi peserta
kunci dengan memberi tahu mereka setelah pertemuan betapa membantu kontribusi
mereka saat sedang rapat.
• Ini akan membantu
memastikan bahwa pada saat Anda perlu mengadakan rapat, Anda akan menemukan
siapkah peserta yang bersedia menjalankan tugas.
8.
Renungkan proses Anda, Yakni dengan:
• Identifikasi apa yang
berjalan dengan baik, dan apa yang tidak.
• Belajarlah dari
pengalaman Anda dan temukan cara untuk memperbaiki diri saat Anda melangkah
maju.